Étapes pour le recouvrement des factures impayées
« C’est votre argent. Allez le chercher. » Lorsqu’il s’agissait de recouvrer des factures impayées, c’était le mantra de mon premier mentor. Il tenait absolument à ce que j’intériorise la réalité que mon talent d’écriture et d’édition avait de la valeur, et que cette valeur devait être respectée.
Il m’a également dit d’adopter une approche de constructeur de maisons : Pensez au montant des déboursés d’un constructeur de maisons pour les fournitures, la main-d’œuvre, l’essence, les permis, etc. Si le client ne paie pas sa facture, le constructeur de maisons a de sérieux problèmes. Avant de poursuivre votre lecture, découvrez les creances publiques en suivant le lien.
Les étapes à respecter
Étape 1 Identifier les factures en retard
Que vous les appeliez en retard, en souffrance ou impayées, elles signifient toutes la même chose : une facture en retard est une facture qui n’a pas été payée à la date d’échéance que vous avez spécifiée – généralement 30 à 90 jours après l’avoir envoyée. Si vous êtes comme moi, vous êtes trop occupé pour suivre quotidiennement qui vous a envoyé de l’argent et qui ne l’a pas fait, alors je prévois du temps pour traiter les factures en souffrance chaque mois. Cela prenait beaucoup plus de temps lorsque je devais rechercher mes dossiers manuellement, mais les logiciels de comptabilité facilitent les choses en marquant automatiquement (et clairement) les factures comme étant en retard. Aucune recherche n’est nécessaire.
Je passe en revue toutes les factures en retard juste pour m’assurer que je n’ai rien oublié, puis je passe à l’étape 2.
Étape 2 Envoyer un courriel de rappel amical
30 jours après la date d’échéance de la facture si elle est toujours impayée
J’aime donner à mes clients le bénéfice du doute chaque fois qu’il y a une facture en retard. Peut-être que ma facture a été mal classée ou qu’elle s’est perdue dans le brouhaha d’un moment chargé ? Nous sommes humains. Cela peut arriver. Je commence donc par un suivi cordial :
Bonjour <Nom> ;
Je vous écris au sujet de la facture n°XXXX de <votre entreprise> ; émise le <date> ; et qui vous a été envoyée de <adresse électronique> ; le <date> ; à <heure> ;.
Cette facture était due le <date d’échéance> ; et nous n’avons pas encore reçu le paiement. J’apprécierais que vous puissiez effacer ce paiement dès que possible.
Vous pouvez trouver plusieurs méthodes de paiement sur notre site Web à l’adresse www.yoursite.com/payment.
J’apprécie votre rapidité.
Si vous pouvez générer des courriels de rappel par le biais de votre système de comptabilité, vous vous épargnerez le souci de ne pas oublier de le faire. Vous voudrez toujours examiner les factures en retard, mais l’étape du courriel de rappel peut être automatisée et faire l’envoi pour vous.
Étape 3 Rejoindre par texte ou par les médias sociaux
5 jours ouvrables après le rappel amical s’il n’est toujours pas payé (~35 jours de retard)
Il se peut que le courriel de mon client soit tombé le jour où j’ai envoyé mon premier rappel ou qu’il soit absent. Donc, soit je leur envoie un texte rapide, si j’ai le numéro de téléphone cellulaire de mon contact client, soit je les traque sur les médias sociaux (ex : LinkedIn) et leur envoie un message direct essentiellement de ce que j’ai envoyé dans le message ci-dessus.
J’aime cette technique parce qu’elle implique une autre personne – celle qui surveille les médias sociaux. Je suppose qu’ils sont formés pour porter tous les problèmes opérationnels comme les factures impayées à quelqu’un de leur département. Certains petits clients, cependant, n’ont peut-être pas de compte de médias sociaux ou de personne qui surveille leur compte, c’est pourquoi je considère que le texte est également une option viable. Quoi qu’il en soit, ce système de messagerie directe attire généralement l’attention du client.
Ce que je ne fais JAMAIS, c’est rappeler à quelqu’un une facture impayée sur un média social public. De plus, vous pouvez toujours vouloir retravailler avec ce client ou même le vouloir comme référence. Prenez toujours la bonne voie.
Étape 4 Envoyez un dernier courriel de rappel
5 jours après la prise de contact sociale si la facture n’est toujours pas payée (~40 jours de retard)
Dans cette note, je me force à ressembler à un enseignant de maternelle déçu qui doit réprimander un élève qui s’est mal comporté alors qu’il aurait dû savoir qu’il devait payer ses factures. Mais je reste classe :
Bonjour <Nom> ;
Je vous ai envoyé un dernier courriel le <insérer la date> ; au sujet de la facture en souffrance ci-jointe. Pouvez-vous s’il vous plaît payer cette facture rapidement ? Nous aimerions clore le dossier, mais nous ne pouvons pas le faire tant que le paiement n’a pas été reçu. Vous pouvez trouver plusieurs méthodes de paiement sur notre site Web à l’adresse www.yoursite.com/payment.
J’apprécie votre rapidité.
Je veille toujours à inclure des options dans ce courriel. En fait, j’inclus des options de paiement sur toutes mes factures.
Étape 5 Passer un dernier appel téléphonique de rappel
2 jours après le courriel si le client n’est toujours pas payé (~42 jours de retard)
J’utilise essentiellement le même contenu que le courriel, mais au téléphone. Parce que je veux parler à mon client directement, j’appelle quand ils viennent d’ouvrir pour qu’ils n’aient pas le temps d’être super occupés et je demande « Comptes Payables »
Si je ne peux pas joindre l’équipe de comptabilité directement, je laisse un message détaillé dans la boîte aux lettres générale pour « Comptes Payables » et mentionne le numéro de la facture.
Si vous n’avez pas encore demandé au client pourquoi il n’a pas payé la facture, assurez-vous de le faire maintenant. Je leur rappelle toujours que j’ai aussi plusieurs options de paiement.
